Объяснительная виды

Содержание:

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки можно разделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Структура объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога » О » (» ОБ «) и собственно текст.

Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка подписывается составителем.

Объяснительная записка: что это за документ и зачем он нужен?

С таким видом документа, как объяснительная записка знакомы абсолютно все. Некоторым довелось столкнуться с написанием записки объяснительного типа ещё в школьные годы, кому-то в студенческие времена, а кто-то узнал о ней только при выходе на работу.

Однако общую информацию об этом документе, что это такое, его виды и отличия от других записок, сроки действия и предоставления, право на отказ от написания и некоторые другие подробности знают далеко не все. Данная статья станет хорошим источником информации в этих аспектах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что это за документ?

Объяснительная записка — это один из видов документов письменной формы, который или разъясняет некоторые пункты главного документа (отчета, плана и т. д.), либо дает объяснение определенным действиям, происшествиям или же фактам.

Докладная — это документ, предназначенный для рассмотрения руководством, который несет в себе четкую информацию, касательно каких-либо аспектов, а также содержит выводы, советы и предложения, способствующие к побуждению начальства принять необходимое решение.

Виды записок данного типа

Существует несколько видов записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.

Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:

  1. Побудительные записки. Данный вид документа, как правило, используют физические лица, которые хотят добиться конкретно поставленной цели от вышестоящих лиц, уполномоченных на принятие, требуемого решения.
  2. Уведомительные записки. Такие записки периодически работодатели требуют от подчиненных, с целью получения сведений о рабочем процессе, некоторых его деталях, а также итогах, поставленных руководством задач.
  3. Отчетные записки. Отчетные объяснительные записки выступают в роли определенного сообщения или доклада о неких действиях, а также уведомлением о конечных результатах проделанной работы.

В ряде случаев такие записки являются документом, который предоставляет отчет начальству об исполнении приказа, постановления, а также действий иного характера.

Записки внешнего типа. Если физическое лицо составило записку, предназначенную не для рассмотрения со стороны его непосредственного начальства, а со стороны лиц, которые имеют руководство над начальством адресанта, то такой документ относят к категории внешних.

Чтобы правильно оформить документ, необходимо использовать общий бланк того предприятия, где работает сотрудник, и получить подпись от начальства.

Не забудьте указать, точную информацию о названии предприятия, о том, что записка относится к докладному виду документов, личные данные адресата, индекс, а также место и день заключения внешней записки.

Записки внутреннего типа. Если докладная записка составлена для начальника организации, в пределах которой работает адресант, то она называется внутренней. Оформить внутренней документ можно без всяких бланков, просто используя бумажный лист формата А4.

Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки.

Разница между пояснительной и объяснительной записками

Такие виды документов, как объяснительная и пояснительная записки, очень схожи по своей сути, но все же имеют отличия. Документ, являющиеся пояснительным, содержит информацию за отчетный период, установленный для какой-либо организации, и чрезвычайно важен для бухгалтерской отчетности.

Пояснительная записка несет информацию, которая выступает в роли дополнения для всевозможных показателей учета, некоторых таблиц, отображающих состояние имущества, а также других документов финансового характера.

Таким образом, объяснительная записка является более общим документом в отличии от пояснительной, которая используется преимущественно в сфере бухгалтерии.

Скачать пример пояснительной записки можно тут.

Сроки подачи и действия

В статьях 192 и 193, входящих в состав Трудового кодекса Российской Федерации, подробно описано право работодателя совершить взыскание дисциплинарного типа в сторону сотрудника, который не исполняет свои обязанности надлежащим образом.

Статьей 193 установлено, что физическое лицо, представляющие работу некомпетентному сотруднику, перед совершением дисциплинарных взысканий должно потребовать с него документ с объяснением причин уклонения от исполнения его обязанностей, а так же, когда он пишется.

В случае применения таких документов, как объяснительные записки, действуют следующие сроки:

  1. Предоставить записку с объяснением работник должен не позднее, чем за два рабочих дня. В противном случае, если за этот срок работодатель не получает документ, то в сторону сотрудника оформляется акт.
  2. Документ, содержащий объяснения о нарушении трудовых действий, должен храниться на протяжении трёх лет (согласно федеральному закону под номером 587, вмещающему сведения о перечне архивных документов и о сроках хранения документации). По истечению этого термина, записка теряет срок годности.

Возможно вас заинтересует информация и о другой документации, например заполнение справки 2-НДФЛ.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную?

В то время, как на работодателя, в соответствии с действующем законодательством, возложена обязанность требовать от сотрудника объяснительную при подозрении его в дисциплинарном проступке, сотрудник имеет право не писать объяснительную.

В таком случае работодатель совершает взыскание с помощью акта, составленного в адрес провинившегося физического лица. Акт составляется на основе показаний свидетелей. За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно дисциплинарное взыскание.

Если сотрудника лично ознакомили с письмом, которое информирует лицо о желании работодателя получить объяснения, то он в обязательном порядке должен на него дать ответ. При этом за ним остается право не писать объяснительную.

Отказ от предоставления объяснений письменно

Физическое лицо, предоставляющее работу, запрашивает объяснение от сотрудника с целью разъяснения определенных действий и поступков. Работник в праве отказаться от написания данного документа, но этот факт не сыграет в его пользу.

Отказавшись от написания документа, работник подвержен большему риску для получения следующих наказаний:

  • Замечания,
  • Выговора,
  • Штрафных санкций,
  • Увольнения,
  • Других видов наказаний, являющихся уместными по мнению работодателя.

Грамотно написав записку и четко разъяснив все факты, сотрудник значительно увеличивает свои шансы к смягчению вины или полному оправданию в глазах работодателя.

Журнал регистрации докладных и объяснительных записок

В список обязанностей работодателя входит соблюдение общепринятых правил делопроизводства. К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации.

В то время как всем документам, заключенных в виде записок, присваивается номер регистрационного типа, то для докладных и объяснительных записок нумерацию в журнале необходимо проводить в отдельной графе. Следует помнить, что регистрировать докладные и объяснительные записки вместе — запрещено!

При заполнении журнала нужно указать номер документа, дату, а также наименование и заголовок.

Чтобы иметь представление, что это за документ, скачайте образец объяснительной записки при опоздании на работу.

Что нужно знать об объяснительной записке работнику и работодателю, смотрите в видео ниже:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Объяснительная записка: что это за документ и зачем он нужен?

С таким видом документа, как объяснительная записка знакомы абсолютно все. Некоторым довелось столкнуться с написанием записки объяснительного типа ещё в школьные годы, кому-то в студенческие времена, а кто-то узнал о ней только при выходе на работу.

Однако общую информацию об этом документе, что это такое, его виды и отличия от других записок, сроки действия и предоставления, право на отказ от написания и некоторые другие подробности знают далеко не все. Данная статья станет хорошим источником информации в этих аспектах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что это за документ?

Объяснительная записка — это один из видов документов письменной формы, который или разъясняет некоторые пункты главного документа (отчета, плана и т. д.), либо дает объяснение определенным действиям, происшествиям или же фактам.

Докладная — это документ, предназначенный для рассмотрения руководством, который несет в себе четкую информацию, касательно каких-либо аспектов, а также содержит выводы, советы и предложения, способствующие к побуждению начальства принять необходимое решение.

Виды записок данного типа

Существует несколько видов записок, поэтому давайте разберемся, в каких случаях применяется та или иная форма этого документа.

Объяснительные записки можно условно классифицировать на следующие группы:

  1. Побудительные записки. Данный вид документа, как правило, используют физические лица, которые хотят добиться конкретно поставленной цели от вышестоящих лиц, уполномоченных на принятие, требуемого решения.
  2. Уведомительные записки. Такие записки периодически работодатели требуют от подчиненных, с целью получения сведений о рабочем процессе, некоторых его деталях, а также итогах, поставленных руководством задач.
  3. Отчетные записки. Отчетные объяснительные записки выступают в роли определенного сообщения или доклада о неких действиях, а также уведомлением о конечных результатах проделанной работы.

В ряде случаев такие записки являются документом, который предоставляет отчет начальству об исполнении приказа, постановления, а также действий иного характера.

Записки внешнего типа. Если физическое лицо составило записку, предназначенную не для рассмотрения со стороны его непосредственного начальства, а со стороны лиц, которые имеют руководство над начальством адресанта, то такой документ относят к категории внешних.

Чтобы правильно оформить документ, необходимо использовать общий бланк того предприятия, где работает сотрудник, и получить подпись от начальства.

Не забудьте указать, точную информацию о названии предприятия, о том, что записка относится к докладному виду документов, личные данные адресата, индекс, а также место и день заключения внешней записки.

Записки внутреннего типа. Если докладная записка составлена для начальника организации, в пределах которой работает адресант, то она называется внутренней. Оформить внутренней документ можно без всяких бланков, просто используя бумажный лист формата А4.

Отличается от внешней записки тем, что для внутренней не требуется указание индекса, места заключения документа, а также получение подписи от руководителя. В остальном данные, которые должны присутствовать в записке, совпадают с вышеперечисленными данными для внешней записки.

Разница между пояснительной и объяснительной записками

Такие виды документов, как объяснительная и пояснительная записки, очень схожи по своей сути, но все же имеют отличия. Документ, являющиеся пояснительным, содержит информацию за отчетный период, установленный для какой-либо организации, и чрезвычайно важен для бухгалтерской отчетности.

Пояснительная записка несет информацию, которая выступает в роли дополнения для всевозможных показателей учета, некоторых таблиц, отображающих состояние имущества, а также других документов финансового характера.

Таким образом, объяснительная записка является более общим документом в отличии от пояснительной, которая используется преимущественно в сфере бухгалтерии.

Скачать пример пояснительной записки можно тут.

Сроки подачи и действия

В статьях 192 и 193, входящих в состав Трудового кодекса Российской Федерации, подробно описано право работодателя совершить взыскание дисциплинарного типа в сторону сотрудника, который не исполняет свои обязанности надлежащим образом.

Статьей 193 установлено, что физическое лицо, представляющие работу некомпетентному сотруднику, перед совершением дисциплинарных взысканий должно потребовать с него документ с объяснением причин уклонения от исполнения его обязанностей, а так же, когда он пишется.

В случае применения таких документов, как объяснительные записки, действуют следующие сроки:

  1. Предоставить записку с объяснением работник должен не позднее, чем за два рабочих дня. В противном случае, если за этот срок работодатель не получает документ, то в сторону сотрудника оформляется акт.
  2. Документ, содержащий объяснения о нарушении трудовых действий, должен храниться на протяжении трёх лет (согласно федеральному закону под номером 587, вмещающему сведения о перечне архивных документов и о сроках хранения документации). По истечению этого термина, записка теряет срок годности.

Возможно вас заинтересует информация и о другой документации, например заполнение справки 2-НДФЛ.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную?

В то время, как на работодателя, в соответствии с действующем законодательством, возложена обязанность требовать от сотрудника объяснительную при подозрении его в дисциплинарном проступке, сотрудник имеет право не писать объяснительную.

В таком случае работодатель совершает взыскание с помощью акта, составленного в адрес провинившегося физического лица. Акт составляется на основе показаний свидетелей. За один дисциплинарный проступок можно назначить только одно дисциплинарное взыскание.

Если сотрудника лично ознакомили с письмом, которое информирует лицо о желании работодателя получить объяснения, то он в обязательном порядке должен на него дать ответ. При этом за ним остается право не писать объяснительную.

Отказ от предоставления объяснений письменно

Физическое лицо, предоставляющее работу, запрашивает объяснение от сотрудника с целью разъяснения определенных действий и поступков. Работник в праве отказаться от написания данного документа, но этот факт не сыграет в его пользу.

Отказавшись от написания документа, работник подвержен большему риску для получения следующих наказаний:

  • Замечания,
  • Выговора,
  • Штрафных санкций,
  • Увольнения,
  • Других видов наказаний, являющихся уместными по мнению работодателя.

Грамотно написав записку и четко разъяснив все факты, сотрудник значительно увеличивает свои шансы к смягчению вины или полному оправданию в глазах работодателя.

Журнал регистрации докладных и объяснительных записок

В список обязанностей работодателя входит соблюдение общепринятых правил делопроизводства. К их числу относят регистрацию объяснительных и докладных записок в журнале, который обязательно должен присутствовать на каждом предприятии и служить в качестве источника по учету документации.

В то время как всем документам, заключенных в виде записок, присваивается номер регистрационного типа, то для докладных и объяснительных записок нумерацию в журнале необходимо проводить в отдельной графе. Следует помнить, что регистрировать докладные и объяснительные записки вместе — запрещено!

При заполнении журнала нужно указать номер документа, дату, а также наименование и заголовок.

Чтобы иметь представление, что это за документ, скачайте образец объяснительной записки при опоздании на работу.

Что нужно знать об объяснительной записке работнику и работодателю, смотрите в видео ниже:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Объяснительные записки работника организации — предназначение, правила написания, сроки подачи, основные особенности и нюансы составления + 3 основных типа объяснительных

Объяснительная записка является одним из наиболее важных документов, которые составляются в процессе выполнения производственных обязанностей. Данный документ предназначен для того, чтобы сотрудник в официальной форме мог предоставить объяснения какой-либо нестандартной ситуации, допущенной на рабочем месте, либо нарушения.

Хотя пояснительная записка и не является строгим документом, то есть она может быть написана в произвольной форме, но все же она имеет некоторые обязательные моменты и пункты, которые должны быть указаны для того, чтобы данная бумага была признана в качестве официального документа.Именно поэтому стоит хотя бы знать основные правила написания документа и требования, предъявляемые к нему, чтобы не допустить ошибок при составлении бумаги.

Предназначение объяснительных

Объяснительная записка является неотъемлемой составляющей при фиксации любого нарушения на рабочем месте. Причем если в некоторых случаях это может быть вовсе не принципиально (достаточно фиксации со стороны работодателя), то во многих ситуациях все же без этого документа не обойтись.

Для многих контролирующих органов наличие объяснительной является обязательным моментов при проверке наличия документов в каждой конкретной ситуации. Но все же иногда можно допустить и ее отсутствие, если данная необходимость отсутствует либо же если работодатель по объективным причинам не может этого сделать (лежит в больнице).

Основным предназначением объяснительной записки является пояснение какого-либо нарушения, произошедшего на рабочем месте. Законодательно предусматривается, что человек может объяснить любой свой проступок. Ситуации бывают самыми нестандартными и поэтому в любой ситуации нужно предоставить человеку право изложить свою точку зрения.

Человеку также рекомендуется в подобной ситуации не пренебрегать предоставленной возможностью, а подробно изложить все обстоятельства спорной ситуации производственного процесса.

Иногда пояснительная записка может быть самой обыкновенной формальностью, которую работодатель обязан соблюдать. Но иногда это может быть действительно важный момент для того, чтобы разобраться в сути правонарушения. Особенно это касается моментов, когда нарушение было допущено именно в ходе рабочего процесса (при заполнении документов, при производстве продукции, несоблюдение техники безопасности). В такой ситуации объяснительная записка работника может помочь в дальнейшем не допустить подобных неприятностей, просто устранив провоцирующие факторы.

Правила написания

По сути объяснительная записка не имеет каких-либо существенных требований к написанию. Но при этом необходимо все же соблюдать некоторые основные требования для того, чтобы в дальнейшем документ был принят в качестве подтверждающего факта и имел какую-либо юридическую силу. Так при написании объяснительных необходимо соблюдать следующие основные моменты:

  • обязательное указание всех необходимых существенных условий и реквизитов. К таковым относятся: обязательное указание сторон спора (руководитель и работник), дата написания, факт нарушения, подпись работника, подробное изложение ситуации и пояснения сотрудника;
  • под указанием сторон подразумевается уточнение не только ФИО, но и должности работника и руководителя;
  • практически всегда пояснительную записку необходимо писать на руководителя предприятия, а не на непосредственного начальника подразделения, где работник работает либо где было допущено нарушение;
  • в объяснительной должна быть четко изложена ситуация и пояснения к ней, но при этом необходимо избегать каких-либо отступлений, личных рассуждений – ситуация должна быть изложена по сути;
  • по возможности необходимо предоставить все подтверждающие документы. Если работодатель хочет подойти к вопросу максимально ответственно, то при опоздании на работу можно взять выписку с сайта о том, что на дорогах были сильные заносы.

Каким бы не казалось неуместным пояснение и подтверждение, но лучше предоставить его, чем не пояснить ситуацию вовсе никак.

В некоторых случаях и вовсе можно предоставить вполне официальный документ, когда, к примеру, сотрудник опоздал на работу потому что был на приеме у врача либо присутствовал у следователя в качестве свидетеля. В таком случае работник мог просто не успеть предупредить об этом работодателя, который уже составил протокол. В таком случае нужно уточнить данный момент в объяснительной записки и нарушение не будет считаться таковым.

Но при этом важно помнить, что любая, даже самая незначительная бумага, предоставляемая вместе с объяснительной запиской, должна быть зафиксирована. То есть в объяснительной делается специальная пометка о том, какой именно документ прилагается в качестве подтверждения. По возможности также стоит уточнить регистрационный номер документа и дату его выдачи, если это официальная бумага. Обычно упоминание о подтверждающем документе может быть сделано по тексту (к примеру, отсутствие в связи с болезнью ребенка и в скобках уточнить факт предоставления справки из больницы) либо в самом конце можно выделить отдельный пункт с перечислением всех документов, которые дополнительно предоставляются.

Сама пояснительная записка не имеет какой-то строгой структуры и поэтому может заполняться в абсолютно произвольной форме. Главное при этом – указать все необходимые моменты и пункты. Отличаться бумаги будут лишь основными причинами и конечно же пояснениями по этому поводу.

При предоставлении пояснений очень важно придерживаться именно золотой середины. То есть объяснения ситуации должны быть максимально полными и развернутыми, но при этом важно также не вдаваться в личные рассуждения, домыслы и предыстории. Пояснения должны быть изложены максимально по делу.

Кроме того, в любом случае, независимо от возникшей ситуации, объяснительная записка должна быть написана исключительно деловым языком и содержать только важные факты, имеющие отношение к факту нарушения.

Сроки написания

Обычно объяснительная записка должна быть написана непосредственно сразу же после того как было зафиксировано нарушение, но в некоторых ситуациях возможна и отсрочка. К примеру, если факт нарушения руководство обнаружило в тот момент, когда работник был в отпуске либо на больничном. Если конечно же это грубое нарушение, то работодатель имеет право в срочном порядке вызвать работника на работу и потребовать объяснений незамедлительно. Но не всегда (в случае больничного) это возможно. Кроме того, есть не грубые нарушения, которые не требуют столь принципиальных и кардинальных мер. В таком случае работник имеет полное право написать объяснительную в тот момент, когда он сможет присутствовать на рабочем месте.

То же самое отдельным пунктом выделено и в регламентировании ситуации по поводу пребывания на работе в пьяном виде. В таком случае в идеале работник пишет объяснительную сразу. Но если он это сделать не в состоянии, то его отстраняют от работы и все пояснения он предоставляет уже в тот момент, когда сможет появиться на рабочем месте. При этом данный факт работает против сотрудника, так как факт не написания пояснительной записки сразу будет зафиксирован в протоколе, что в дальнейшем может сыграть против самого работника.

В идеале предоставлять все необходимые пояснения сразу же после того как нарушение было зафиксировано руководством.

Типы объяснительных

По факту объяснительные записки очень схожи между собой по манере написания, предъявляемым к ним требованиям. Отличаются они только ситуациями, по поводу которых должны предоставляться пояснения. Именно по типу возможного нарушения объяснительные можно классифицировать на 3 основные типа, которые чаще всего встречаются в работе:

  1. По факту дисциплинарных нарушений. Это могут быть объяснительные записки из-за опоздания на работу, нарушения каких-либо требований трудового распорядка (при этом это может быть что-угодно, предусмотренное трудовым соглашением и прочими внутренними инструкциями, которые подписывал работник). В данной ситуации работник может изложить подробно свое видение ситуации, но при этом стоит также придерживаться исключительно деловой формы (достаточно просто написать, что задержался на свадьбе друга, никаких других особенностей праздника указывать не нужно!).
  2. За грубое нарушение. В этом ситуации обычно все же не достаточно просто объяснить свое поведение – необходимо предоставить пояснительный документ. К грубым нарушениям относятся прогулы, пьянство на рабочем месте. В данной ситуации оправданием может являться только какой-либо документ, способный оправдать подобные деяния (к примеру, справка из больницы, подтверждающая факт госпитализации близкого родственника). За подобные нарушения вполне допускается увольнение в тот же день (в день фиксирования нарушения), поэтому к составлению объяснительной записки нужно подойти максимально ответственно, так как именно от этого в дальнейшем и будут зависеть действия работодателя.
  3. За некорректное выполнение своих служебных обязанностей. В таком случае зачастую объяснительные записки требуют даже не руководители предприятия, а контролирующие органы, пришедшие с проверкой и выявившие факт нарушения. В данной ситуации необходимо очень четко объяснить причины возникшей ситуации (к примеру, неработающие компьютерные программы). Также можно изложить перечень действий, которые уже были предприняты для устранения негативных последствий ситуации. При этом в идеале перечислять максимально те причины, наличие которых можно будет в дальнейшем проверить.

Итак, образец написания объяснительной по факту будет стандартным – изменяются только обстоятельства нарушения и основные объяснения, предоставляемые по этому вопросу. В любом случае, человек имеет полное право изложить ситуацию так как он ее видит и работодатель не имеет право не принять от него объяснительную записку лишь потому, что она написана не деловым языком. При этом важно знать какие именно реквизиты должны быть указаны в документе – без их указания руководитель как раз имеет право не принять документ и заставить сотрудника переписать его в соответствии со всеми требованиями документооборота.

Если говорить о строгих требованиях к написанию документа, то они могут предъявляться лишь в том случае, если пояснительная записка предоставляется в контролирующие органы. В данном случае работник должен писать строго деловым языком с изложением по сути всех фактов и обстоятельств дела, он не имеет права отступать от сути ситуации (особенно если объяснительную записку пишет руководитель организации и предоставляет пояснения от лица всей организации). В таком случае руководитель пишет в максимально деловой форме и предоставляет дополнительно пакет документов, подтверждающих его слова. Кроме того, в таком случае опись документов указывается исключительно в конце пояснительной записки, перечисляются все документы с указанием их регистрационных номеров, а также в конце ставится печать предприятия (но это лишь в том случае, если дается ответ на официальный запрос пояснений). В других ситуациях работодатель обычно не предоставляет какую-либо документацию предприятия и ограничивается только своими личными пояснениями по данному делу.

Нюансы написания

Многие работники ошибочно полагают, что при предоставлении объяснительной записки они допускают серьезную ошибку так как таким образом они признают за собой нарушения и подтверждают за собой вину. На самом деле это вовсе не так и допущенное нарушение в любом случае должно иметь какие-либо официальные пояснения. Кроме того, если работник не предоставляет никаких документальных объяснений и это фиксируется в личном деле, то это как раз будет больше негативным моментом (как в случае пребывания в нетрезвом состоянии на рабочем месте – если работник сразу не предоставит объяснительную записку, то данный момент в обязательном порядке фиксируется в деле, где задокументировано само нарушение.

В некоторых случаях может потребоваться объяснительная одновременно от нескольких сотрудников по факту одного и того же нарушения (распитие спиртного коллективно, допущение ошибок в работе). В таком случае объяснительная пишется не одна на всех, а каждый сотрудник пишет отдельно от своего имени документ. Кстати, это является дополнительной возможностью установить истину, так как работодатель может состыковать пояснения всех сотрудников и определить, есть ли схожесть между ними.

Независимо от того, по какому факту предоставляется объяснительная записка, в обязательном порядке она пишется только вручную. Не допускается ее набор на компьютере. Кроме того, даже если бумага должна подаваться руководителем предприятия в контролирующие органы, то не допускается ее написание на фирменном бланке. Исключение составляют лишь те случаи, когда государственное учреждение направляет официальный письменный запрос с требованием предоставить разъяснения по какому-либо факту.

Наличие пояснительной записки в некоторых ситуациях — обязательное требование. Особенно если речь идет о грубых нарушениях, за которые работник был уволен. В таком случае его объяснительная записка в обязательном порядке должна быть приложена к делу. Если она отсутствует, то данное обстоятельство необходимо обязательно запротоколировать в присутствии комиссии, составившей акт, на основании которого осуществляется увольнение.

Итак, объяснительная записка является важным документом, который должен присутствовать при протоколировании каких-либо нарушений в процессе выполнения производственных обязанностей. Хотя данный документ работник и имеет право не предоставить работодателю, но все же в большинстве случаев никто не отказывается от написания бумаги, так как таким образом появляется возможность пояснить любую спорную ситуацию. Кроме того, там можно подробно уточнить и все факторы, подтверждающие правоту работника.

Именно поэтому так важно знать как правильно должен заполняться данный документ и на что стоит обратить внимание при его заполнении. Если четко понимать виды пояснительных записок и нюансы их написания, то в дальнейшем можно избежать дисциплинарных взысканий и даже увольнения. Работодателю также важно знать основные моменты в данном вопросе, чтобы знать на что обратить внимание, а также как помочь сотруднику написать документ правильно, ведь контролирующие органы при проверки могут обратить внимание и на этот момент. В таком случае объяснять спорные моменты ситуации придется уже руководителю предприятия.

Как правильно написать объяснительную записку на работе?

Работа по найму предполагает выполнение сотрудником обязанностей, прописанных в трудовом договоре и должностной инструкции, а также соблюдения дисциплины труда: внутреннего распорядка, правил поведения и безопасности на рабочем месте.

За нарушение установленных правил работник может быть подвергнут дисциплинарному взысканию, однако прежде чем наложить его работодатель должен попросить работника объясниться. Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — это письмо, которое предоставляет сотрудник компании по приказу непосредственного начальника или директора. В этом письме работник объясняет причины дисциплинарного проступка. Если они уважительные, то работника не наказывают. Он может избежать взыскания за прогул, например, если использовал законное право на день отдыха после сдачи крови (ч.4 ст. 186 ТК РФ). Информацию об этом работник может изложить в объяснительной записке, приложив к ней доказательства своих слов.

Таким образом, объяснительная записка – это форма защиты добросовестного работника.

Роль объяснительной в процессе наложения дисциплинарного взыскания

Объяснительная является обязательным элементом процедуры наложения дисциплинарного взыскания. Если письменное объяснение не было востребовано со стороны работодателя – объявить взыскание нельзя. Однако многие работодатели об этом забывают. Отсутствие объяснительной записки об ошибке в работе (невыполнении должностных обязанностей) или о причинах прогула при применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения является одной из наиболее распространенных ошибок кадровых служб. Последствия такой ошибки самые серьезные. Работник может восстановиться на работе и получить компенсацию от работодателя за все дни, когда он был вынужден отсутствовать на рабочем месте из-за незаконного увольнения.

Работодатель обязан затребовать письменное объяснение – это четко прописано в ст. 193 ТК РФ.

На написание объяснительной по распоряжению работодателя дается два рабочих дня. Если работник отказывается или не уложился в установленный законом срок, оформляется акт об отказе дать объяснительную. В этом случае уже можно применять дисциплинарное взыскание.

Как писать объяснительную, чтобы не наказали?

Образцы объяснительной могут отличаться как и причины дисциплинарных проступков, единого шаблона не существует. Правила написания этого документа не установлены нормативными актами, однако на предприятии может быть разработана форма объяснительной записки или даже бланк.

Документ пишется на имя начальника отдела или директора организации в зависимости от того, кто затребовал объяснительную. Эта информация указывается в правом верхнем углу.

Там же заполняется поле «от». Работник должен туда вписать свое ФИО и должность.

Основная часть: изложение причин и обстоятельств невыполнения обязанностей. Здесь работник должен изложить свое видение ситуации. В его интересах правильно написать объяснительную, чтобы не наказали за дисциплинарный проступок. Для этого в документе указываются уважительные причины нарушения дисциплины труда, если они имеются, приводятся соответствующие доказательства.

Если работник не может привести уважительные причины для своего проступка, то вправе повиниться перед работодателем и пообещать впредь не допускать ошибок в работе, не нарушать должностные обязанности или не опаздывать. Признание работником вины, конечно, не освобождает его от ответственности за допущенное нарушение, однако работодатель может простить сотрудника или применить к нему самый легкий вид взыскания – замечание.

Объяснительную записку работник пишет от руки. Не будет считаться ошибкой, если текст набран на компьютере и распечатан.

Виды объяснительных

Записка об опоздании на работу – самый распространенный вариант среди наемных работников. Уважительной причиной для опоздания может служить:

  • транспортный коллапс;
  • исполнение работником профессиональных обязанностей вне офиса;
  • привлечение работника в качестве понятого или свидетеля для проведения процессуальных действий;
  • вызов на судебное заседание;
  • посещение врача и т. д.

Законодательно список уважительных причин не закреплен. В каждом конкретном случае работодатель сам будет определять, является ли причина таковой. Однако работник вправе привлечь на свою сторону Государственную инспекцию труда, прокуратуру и суд, если посчитает, что работодатель не счел уважительными причины, указанные им в объяснительной записке об опоздании на работу, и незаконно применил к нему взыскание.

В интернете можно найти большое количество примеров, как пишется объяснительная записка:

  • образец – об опоздании на работу (скачать);
  • образец объяснительной записки об ошибке в работе (скачать).

Читайте так же:

  • Дорожный налог россия Отменили ли на самом деле в России транспортный налог? Транспортный налог никто не отменял. В конце прошлого года по поручению президента был принят закон о налоговой амнистии физлиц и предпринимателей. Согласно ст. 12 федерального закона № 436-ФЗ, задолженности по этому налогу, […]
  • Заявление на выдачу оригинала документа из материалов дела Ходатайство о возврате доказательств из дела Все представленные сторонами документы и иные доказательства хранятся в материалах дела и после вынесения решения, поэтому только ходатайство о возврате доказательств из дела позволит получить их обратно для дальнейшего использования. Ведь […]
  • Основные требования к рекламной продукции Шпоры для каждого! Информационные учебно-познавательные материалы Общие и специальные требования, предъявляемые к рекламе ФЗ «О рекламе» от 13.03.2006 № 38-ФЗ (в редакции 21.07.2007 №193-ФЗ) Реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых […]
  • Как красиво оформить свадебные бокалы Как украсить свадебные бокалы своими руками Среди мелких, но очень важных деталей праздника – убранство зала, в котором будет располагаться пара молодоженов, и, конечно, декор свадебных бокалов. Ведь бокалы жениха и невесты – это не только украшение свадебного стола, но и одна из самых […]
  • Налог на имущество на упрощенке Налог на имущество при УСН в 2018 году Применение УСН освобождает индивидуальных предпринимателей, а также организации от уплаты некоторых налогов. Это касается и налога на имущество при УСН в 2018 году. Тем не менее, существуют некоторые важные исключения, о которых вы сможете узнать, […]
  • Патент в майкопе Оформление патента на работу Иностранный гражданин, законно находящийся на территории Российской Федерации в порядке, который не требует получения визы, может претендовать на получение патента на работу. Как оформить патент? Порядок оформления патента достаточно прост, но занимает […]
Другие публикации:  Требования к регистрации договора купли-продажи недвижимости